Ausgangslage

Das Referat SAP der Stadt Leipzig hatte den Wunsch, tieferen Einblick in ihre Geschäftsprozesse zu erhalten, um daraus Optimierungsmaßnahmen abzuleiten - beginnend mit dem Büromittelbeschaffungsprozess. Im Rahmen der Optimierung der städtischen ERP-Prozesse mit der GISA und ihrem Tochterunternehmen QUANTIC Digital wurde daher ein Pilotprojekt zur Verprobung der Technologie „Process Mining“ am Beispiel eines Einkaufsprozesses durchgeführt. Die Bewertung von Prozessen und deren Optimierungspotenzial soll damit auf einer sachlichen und faktenbasierten Ebene erfolgen. Die Einkaufsprozesse, d.h. die Beschaffung von Büromitteln, Fahrzeugen, Umzügen etc. bei der Stadt Leipzig werden von unterschiedlichen Anforderern wie Verwaltung und Schulen genutzt. Die Prozesse sind dabei teils nicht digitalisiert und basieren neben SAP auch auf anderen IT-Lösungen wie Lotus Notes. In Zukunft soll SAP ERP und in Folge S/4HANA in Verbindung mit SAP Fiori für die Abbildung des Beschaffungsprozesses zum Einsatz kommen - auch hierfür soll das Pilotprojekt eine Grundlage schaffen.

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Das Projekt

Zu Beginn des Projekts haben die Stadt Leipzig, QUANTIC, GISA und der städtische IT-Dienstleister Lecos Ziele sowie Rahmenbedingungen definiert, den Projektablauf festgelegt und die vorhandene Dateninfrastruktur mit den Prozess- und IT-Ansprechpartnern aufgearbeitet. Aus den Anwendungen SAP MM und Lotus Notes wurden Daten anonymisiert bereitgestellt und in Folge analysiert. Diese anonymisierten Daten wurden von den QUANTIC- und GISA-Experten gemeinsam mit UiPath, dem Hersteller der verwendeten Software “AppOne”, zusammengefasst, transformiert, in das Process Mining-Modell eingearbeitet und final einsehbar abgebildet. Grundlage dafür waren die Daten der letzten zwei Jahre, welche zunächst zu Event Logs konvertiert und schließlich visualisiert wurden.Bereits zu diesem Zeitpunkt konnten der Prozess digital abgebildet und auf erste Highlights sowie Auffälligkeiten untersucht werden - daraus wurden erste Ergebnisse identifiziert. Mit Hilfe des Visualisierungstools von UiPath kann die Stadt Leipzig den Prozess eigenständig betrachten sowie bewerten und so langfristig Optimierungspotenziale ableiten. Mit Hilfe der umfassenden Prozessberatung der QUANTIC und des technischen Know-hows der GISA konnten so individuelle Ziele und Handlungsempfehlungen abgeleitet werden.

Die Vorteile

Im Ergebnis der Prozessbetrachtung wurde festgestellt, dass die manuelle Bearbeitung einiger Prozessschritte zu Prozessstau, erhöhten Durchlaufzeiten und letztendlich auch zu einer potenziellen Überlastung der Mitarbeiter führt. Durch die Visualisierung der konkreten Zahlen gelang es, Optimierungspotenziale für die zukünftige Lösung aufzuzeigen. Dazu zählen u.a. folgende Punkte:

• Standardisierung des Prozess für alle Beteiligten
• Identifikation von Schnittstellen und händischen Schritten für
  die Automatisierung mit Robotic Process Automation und
  Künstlicher Intelligenz
• Einführung nutzerfreundlicher Dashboards

Diese Punkte tragen dazu bei, Liegezeiten zu verkürzen und Engpässen entgegenzuwirken. Mit der Umstellung des Prozesses auf digitale Bearbeitung und der Einführung eines modernen, digitalen Katalogsystems lassen sich zudem die Transparenz erhöhen und die Nachvollziehbarkeit verbessern.
Norman Bettermann, Leiter Referat SAP, Dezernat Finanzen der Stadt Leipzig, hebt hervor: “In den gemeinsamen Workshops konnten wir nicht nur eine neue datengetriebene Methode in Form des Process Minings testen und von dieser Methode lernen, sondern durch die Ergebnisse Rückschlüsse auf die Qualität des Prozesses ziehen.”

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Benefits

Mit dem Pilotprojekt konnte eine digitale, datenbasierte Analyse durchgeführt werden, die ein wichtiger Bestandteil auf dem Weg hin zur Smart City ist. Mit den Erkenntnissen aus dem Projekt und dem Know-how-Aufbau im Thema Process Mining kann die Stadt im ersten Schritt den Beschaffungsprozess optimieren.

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